HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG HỌC

A .PHẦN 1 : CÔNG DỤNG

Phần mềm QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG HỌC là công cụ trợ giúp việc quản lý tài sản thư viện bằng máy tính , giúp cán bộ thư viện xử lý kỹ thuật nghiệp vụ, với các chức năng :
Đăng ký tổng quát ,
Mô tả,
Đăng ký cá biệt,
Xem và cập nhật đăng ký cá biệt,
Tham khảo sách ,
Thẻ thư viện ,
Mượn sách ,
Trả sách.

Ngoài ra phần mềm QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG HỌC còn giúp cán bộ thư viện trong :
các thống kê về thư viện ,
in các loại sổ và danh mục sách ,
in nhãn.

I.Yêu cầu đối với cán bộ thư viện:
Để sử dụng phần mềm quản lý thư viện trường học,cán bộ thư viện cần : - Có trình độ sơ cấp về nghiệp vụ thư viện .
- Biết sử dụng máy vi tính ở trình độ cơ bản
II.Yêu cầu đối với máy vi tính :
Phần cứng̣ (tối thiểu):
CPU: Pentium 4
RAM: 256 MB
Hard drive: 80 GB
- Hệ điều hành: Windows XP, Windows 2000 hoặc cao hơn.
III. Lưu ý :
*. Trong khi dùng phần mềm, muốn xem file hướng dẫn sử dụng này, bạn click nút có ghi dấu “?”
*. Trước khi nhập sách cần thực hiện :
1. Kiểm kê tất cả những sách hiện đang sử dụng trong thư viện .Số lượng sách này sẽ bắt đầu đăng ký lại từ số 1 cho tới con số hiện có cho từng loại sách TK, NV, GK, TN.
Ví dụ : Sách tham khảo có 1500 bản ( Sẽ đăng ký từng quyển từ 1 đến 1500)
2. Trong quá trình nhập sách của kho sách hiện có , nếu có sách mới muốn đưa ra phục vụ , có thể ngưng phần nhập sách cũ để nhập sách mới . Số đăng ký của sách mới sẽ bắt đầu từ số 1501( theo ví dụ trên )
3. Khi thực hiện xong 1 chức năng , muốn thực hiện các chức năng khác , click dấu X (close) ở góc phải của màn hình, máy sẽ trở về chức năng ban đầu để có thể chọn chức năng làm việc, nhấn tab để qua từng phần .
Khi thực hiện xong từng chức năng cần nhấn nút LƯU
5. Cán bộ thư viện cần cẩn thận khi nhập từng thông tin của sách . Chỉ cho phép sửa lỗi chính tả chứ không cho phép sửa được bất cứ thông tin nào khác .
6. Trình tự làm việc :
- Kiểm tra sách với hoá đơn
- Nhập hoá đơn vào sổ tổng quát
- Mô tả sách
- Nhập phần Đăng ký cá biệt

B.Phần 2: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CÁC CHỨC NĂNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG HỌC

I.Thông tin ban đầu : Điền vào những thông tin sau ( nhấn nút tab để qua từng thông tin )
1. Thông tin về trường
–Cấp trường : TH,THCS, THPT.
- Tên trường
- Địa chỉ trường
-Tỉnh , thành phố
–Tên hiệu trưởng
–Tên phó hiệu trưởng : Nếu có nhiều người, nhập mỗi tên cách nhau dấu phẩy(,).
–Tên cán bộ thư viện



2.Tổng số mỗi loại sách đang sử dụng :
Trước khi thực hiện phần này,cán bộ thư viện cần kiểm kê lại toàn bộ kho sách để xác định số lượng hiện có của mỗi loại sách ( GK, TK, NV, TN) trong thư viện .
Ví dụ :- Số lượng sách hiện có trong thư viện (theo biên bản kiểm kê)
TK : 1500 , NV: 2300, TN :1200, GK: 2100
Ghi số mỗi loại sách đang sử dụng đến ngày : ghi ngày, tháng, năm của biên bản kiểm kê.
Ví dụ : 1/8/2007
- Nhập tổng số mỗi loại sách như sau:
TK: 1500, NV: 2300, TN :1200, GK: 2100, Tiền : 10000000
3.Tạo thư mục: Đặt đĩa CD STBThuvien vào ổ CD, ghi tên ổ đĩa rồi nhấn nút tạo thư mục. Sau khi tạo xong thư mục, nhấn nút LƯU.

II.Đăng ký tổng quát : (nhấn tab để qua từng phần)
1. Số đăng ký tổng quát : Mỗi năm học bắt đầu từ số 1 và ghi kèm theo năm học (thời gian mỗi năm học bắt đầu từ 1/7 đến 30/6 năm sau)
Cách nhập : nhập số thứ tự, tiếp theo là dấu (/), nhập năm học.
Ví dụ :
1/2007-2008
2/2007-2008
3/2007-2008
1/2008-2009